Computerworld, 9 stycznia 2008, Antoni Bielewicz

W cieniu trwających od lat dyskusji o kształcie KRUS-u, od kilkunastu miesięcy rozwija się program, którego celem jest reorganizacja procesów IT w tym urzędzie.

Niewiele urzędów w Polsce ma tak złą prasę, jak Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS). Wokół tej instytucji cyklicznie wybuchają kontrowersje związane z decyzjami kadrowymi i obsadzaniem stanowisk przez osoby z klucza politycznego, albo z samym kształtem przyjętych rozwiązań dla rolników i ich rodzin w zakresie systemu ubezpieczeń. W cieniu tych dyskusji rozwija się program, którego celem jest stworzenie sprawnych mechanizmów zarządzania IT i dostosowanie organizacji IT do wymagań nowoczesnej administracji.

Bank Światowy impulsem do zmian

Poprzez zastosowanie odpowiedniego podejścia przy wdrażaniu systemu oraz sukcesywne i świadome budowanie kompetencji całej organizacji, a nie tylko wybranych pracowników, budujemy sprawną i nowoczesną organizację IT – mówi Mariusz Ulicki, dyrektor Biura Infrastruktury Informatycznej i Ochrony Informacji, odpowiedzialny za obszar IT w KRUS-ie.

Impulsem do zmian organizacji KRUS był uzyskany przez rząd Rzeczpospolitej Polskiej kredyt z Banku Światowego na Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich (PPWOW). Jednym z celów PPWOW jest wdrożenie w KRUS Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI), wspomagającego automatyzację procesów pracy w Kasie. „Kiedy przychodząc do KRUS-u w roku 2006 zobaczyłem szansę rozwoju dzięki PPWOW, długo nie czekałem. Sprawny urząd i nowoczesne rozwiązania od początku stały się moim celem działania” – wspomina Mariusz Ulicki, dyrektor Biura Infrastruktury Informatycznej i Ochrony Informacji, odpowiedzialny za obszar IT w KRUS-ie. Plan na najbliższe lata zakłada budowę ZSI, rozwój technologiczny i integrację dotychczasowych rozwiązań branżowych, wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania, systemu obiegu dokumentów oraz archiwizacji, a także wdrożenie architektury korporacyjnej. Ważnym przedsięwzięciem jest przygotowanie KRUS-u do realizacji postępowań przetargowych według standardów Banku Światowego. „Zgodnie z wytycznymi, dokumentacja przetargowa obejmuje nie tylko wymagania technologiczne i funkcjonalne, ale również powiązanie przedsięwzięcia z celami instytucji, informacje o powiązanych technologiach i inicjatywach IT, komplet wytycznych dotyczących infrastruktury, bezpieczeństwa i wydajności rozwiązań, świadczenia usług serwisowych, a także zasad testowania i wdrożenia procedur zapewniania jakości” – mówi Michał Wiatr, prezes Softtutor, firmy doradczej, zaangażowanej we wdrażanie standardów IT w KRUS-ie.

Projekt PPWOW stał się także impulsem do zmian w samej organizacji IT. „Chcę wykorzystać projekt wdrożeniowy do transferu wiedzy i zaangażować firmy zewnętrzne w podnoszenie kwalifikacji zespołu, dla którego będzie to jeden z dodatkowych czynników motywacyjnych” – twierdzi Mariusz Ulicki. W ramach reorganizacji i aktywizacji oddziałów szef IT chce zbudować współpracujące ze sobą centra kompetencyjne, które odpowiadałyby za rozwój systemów świadczeniowych, drugie zaś za systemy ubezpieczeniowe.

Farmer i nowe standardy

Faktycznym przejawem zapoczątkowanych przez Mariusza Ulickiego zmian było uporządkowanie, kończącego się w 2007 r., kontraktu na wsparcie systemu do obsługi świadczeń emerytalno-rentowych Farmer. Funkcjonujący w KRUS-ie system był przez lata wspierany i eksploatowany najpierw przez sieć ośrodków ZETO, a potem w ośrodku ZETO Bydgoszcz. Proces obsługi zmian był prosty. KRUS wysyłał do ZETO zamówienie na zmianę, a wykonawca szacował koszt zmian i wdrażał rozwiązanie. Taki model współpracy był wygodny, jednak nie gwarantował efektywności kosztowej. Najpierw – w wyniku postępowania z wolnej ręki – KRUS zlecił ZETO Bydgoszcz konsolidację baz oraz bieżącą eksploatację systemu. KRUS uzyskał także prawa do kodów Farmera. Na przełomie lat 2006-2007 zorganizowano przetarg ograniczony na utrzymanie i rozwój systemu. Wystartował w nim m.in. Comarch, Wasco, CompFort Meridian Polska, a także cztery konsorcja złożone z ośrodków ZETO. W wyniku oceny, do składania ofert zostały zaproszone cztery konsorcja składające się z byłych ośrodków ZETO. Ostatecznie ofertę złożyło tylko Bydgosko-Szczecińskie ZETO, pozostali wykonawcy odwołali się do sądu arbitrażowego, który wydał wyrok korzystny dla KRUS-u. Umowę udało się podpisać dopiero po postępowaniu sądowym i kontroli Urzędu Zamówień Publicznych. W ramach umowy narzucono nowe zasady współpracy, m.in. metodykę zarządzania projektem PRINCE2. Niezbędnym wymogiem jest spełnienie wytycznych ITIL w zakresie świadczenia usług IT, a dla wyceny prac dodatkowych ma być zastosowana metoda punktów funkcyjnych” – mówi Michał Wiatr. „Przyjęliśmy założenie, że wprowadzając nowy model funkcjonowania IT, koniecznym staje się aktywne uczestnictwo KRUS-u w procesach utrzymania systemów IT w urzędzie oraz oparcie ich obsługi na uznanych standardach” – zaznacza Mariusz Ulicki. W ramach przygotowania do realizacji umowy rozpoczęto szkolenia pracowników z PRINCE2, zarządzania jakością i wymaganiami w projektach IT, a także ITIL.

Cel nadrzędny

Zmiany organizacyjne, zainicjowane projektem realizowanym w ramach PPWOW, to punkt wyjścia do osiągnięcia długofalowego celu, jakim jest wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, w ramach których każdy klient otrzyma indywidualne konto, poprzez które będzie mógł być obsługiwany. Mechanizm pozwoli śledzić stan zgłoszonych spraw. Program zakłada dostęp do indywidualnych kont przez Internet lub w dowolnym oddziale, a także mechanizmy systemowej współpracy z innymi urzędami (ZUS, ARiMR, NFZ, PFRON). Środki na powyższy cel mają pochodzić z pożyczki Banku Światowego. KRUS zgłosił w ramach Priorytetu 7 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013 trzy dodatkowe projekty, które będą stanowiły rozwój ZSI.

Kasa przygotowuje się również do uruchomienia projektu ukierunkowanego na wzmocnienie potencjału instytucjonalnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) i Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO) 2007-2013. Złożoność stojących przed KRUS-em zadań wymaga profesjonalnego i zgodnego z obowiązującymi standardami podejścia do organizacji usług IT. „Rozpoczynając pracę przyjąłem założenie – nasz urząd chce aktywnie uczestniczyć w budowaniu społeczeństwa informacyjnego, świadomie wybierając rozwiązania, zdobywając wiedzę i kształtując nowoczesną i sprawną organizację tak, aby jak najlepiej służyć klientom KRUS-u” – podsumowuje Mariusz Ulicki.