08 paź Jak chronić się przed retoryką handlowców?

Gazeta Finansowa, 8 października 2010, Michał Wiatr, CISA
Umiejętność wyboru, zakupu oraz wdrożenia systemów informatycznych przez organizację jest jedną z kluczowych kompetencji, która decyduje o możliwości uzyskania i utrzymania trwałej przewagi konkurencyjnej.
O ile sam proces doboru rozwiązań informatycznych nie jest skomplikowany, to właściwa jego realizacja już do prostych nie należy. Z chwilą identyfikacji potencjalnego nabywcy, każdy z dostawców oprogramowania przedstawia swoje atuty: wyjątkowość proponowanej metodyki wdrożeniowej, zestaw odróżniających ich system funkcjonalności, czy też niebagatelne doświadczenie w branży. W takich okolicznościach często zapomina się o prawdziwych potrzebach organizacji i o ostatecznym wyborze systemu decyduje retoryka handlowców. A jak się głębiej zastanowić to nic nie jest takie oczywiste: czy proponowana metodyka wdrożeniowa sprawdzi się w naszej kulturze organizacji, czy rzeczywiście odróżniająca system funkcjonalność jest tą którą potrzebujemy oraz czy na pewno gwarantem sukcesu jest wdrożenie takiego samego systemu jaki ma nasza najbliższa konkurencja?
Brak spełnienia wymagań użytkowników
Funkcjonalność większości dostępnych na rynku systemów informatycznych znacznie przekracza potrzeby kupujących je organizacji. Paradoksalnie wiele doświadczeń z wdrożeń mówi o braku spełnienia wymagań użytkowników. Powodem tego jest zbytnie uproszczenie komunikacji oczekiwań pomiędzy nabywcą i dostawcą, gdzie wymagania ograniczają się do wylistowania funkcji systemu, ze strony nabywcy oczekiwanych i vice versa ze strony dostawcy możliwych do realizacji. Przy tak kompleksowych rozwiązaniach jakimi dysponują dzisiaj dostawcy jest to początkiem końca dobrego wdrożenia. Aby projekt wdrożeniowy mógł przynieść zamierzone korzyści konieczne jest określenie nie tyle samych funkcji systemu ile opisu kontekstu ich realizacji w naszej organizacji: z każdego systemu ERP da się wystawić dokument sprzedaży, ale nie każdy pozwoli na wystawienie 100 takich dokumentów w ciągu godziny.
Identyfikacja celów
Opis, o jakim tutaj mowa, powinien zawierać identyfikację celów, które mają być osiągnięte w wyniku wdrożenia, schematy map funkcjonujących w organizacji procesów biznesowych wraz z określeniem ich mierników oraz szczegółową definicję wymagań pozafunkcjonalnych związanych z oczekiwanymi: niezawodnością, elastycznością, wydajnością aplikacji, a także zaimplementowanymi w oprogramowaniu mechanizmami kontroli i zabezpieczania danych. Dopiero takie podejście pozwala na jednoznaczne komunikowanie oczekiwań nabywcy i zbudowanie bezpiecznego kontraktu wdrożeniowego. Przygotowany w ten sposób opis wymagań powinien być punktem odniesienia do przygotowania scenariuszy testowych, przeprowadzenia testów akceptacyjnych, odbioru oprogramowania oraz podstawą do rozliczeń ze stroną wdrażającą.