Gazeta Finansowa, 10.09.2014, Beata Woja

Coraz więcej firm w pogoni za wzrostem efektywności dąży do uzyskania optymalnej wartości z wykorzystywanych technologii informatycznych, co jest możliwe tylko przy udziale profesjonalnego dostawcy rozwiązań IT. Znalezienie dostawcy łączącego doświadczenie techniczne z praktycznym podejściem biznesowym nie jest prostym i krótkotrwałym procesem.

Pod procesem znalezienia profesjonalnego dostawcy rozwiązań IT kryje się nie tylko wybranie usługi dostosowanej do potrzeb organizacji, lecz także sprawdzenie wykonawcy pod względem oferowanych cen, podejścia do klienta oraz doświadczenia. Powyższe czynniki składają się na najlepsze praktyki pozwalające na uniknięcie wyboru nierzetelnej firmy, która nie spełni oczekiwań zamawiającego w zakresie wdrożenia.

Zrozumienie własnych potrzeb

Kluczowym czynnikiem, od którego należy rozpocząć poszukiwania wykonawcy, jest zrozumienie potrzeb własnej firmy oraz wybranie produktu, stanowiącego przedmiot zamówienia. Niezbędne jest przeprowadzenie analizy wymagań funkcjonalnych oraz pozafunkcjonalnych. Świadomość typu rozwiązania oczekiwanego przez organizację jest niezbędna do znalezienia partnera, który zrozumie jej potrzeby i zaoferuje produkt dostosowany do jej potrzeb, co przełoży się na wymierne korzyści polegające nie tylko na klasycznym zwrocie z inwestycji, lecz także dodatkowej wartości wypływającej z długoterminowych i pozafinansowych korzyści, takich jak: poprawa jakości obsługi klientów, podniesienie produktywności pracowników, większa przejrzystość raportów, a tym samym możliwość optymalnego podejmowania decyzji ekonomicznych.

Weryfikacja oferowanych usług

Po określeniu własnych potrzeb, należy upewnić się, że potencjalny dostawca jest w stanie zapewnić rozwiązanie, które spełni wymagania firmy, a jednocześnie będzie uwzględniało możliwości skalowalności i aktualizacji. Ponadto powinno być ono dojrzałe i zgodne ze standardami obowiązującymi w branży informatycznej.

Cena to istotne, lecz nie jedyne kryterium

Świadoma firma, szukając wykonawcy, powinna unikać dostawców, którzy nie potrafią bądź unikają oszacowania całkowitego kosztu wdrożenia systemu, na który oprócz licencji składają się przede wszystkim koszty usług wdrożeniowych. Częstą argumentacją wykonawców jest, że całkowite koszty wdrożenia związane są z usługami dodatkowymi, których wycena możliwa będzie dopiero po analizie przedwdrożeniowej. Jednakże doświadczony dostawca powinien określić wartość niezbędnych do wykonania usług na podstawie dokładnego opisu przedmiotu zamówienia. Tym samym kluczem do znalezienia dostawcy jest precyzyjne skonstruowanie zapytania ofertowego oraz porównanie cen tego samego rozwiązania oferowanego przez konkurencyjne podmioty. Należy unikać dostawców oferujących usługi w zaniżonych cenach, ponieważ może to prowadzić do eskalacji cen prac rozwojowych czy serwisowych lub wdrażania systemu niekompetentnym zespołem. Sposobem na uniknięcie takich dostawców może być wprowadzenie dodatkowego kryteriów, m.in. opisu metodyki prac, z którego wynika podejście firmy do realizacji projektu wdrożeniowego.

Odpowiedzialne podejście do klienta

Rzetelność dostawcy gwarantuje sukces wdrożenia. Dobry wykonawca powinien wspierać klienta merytorycznie i odpowiadać na wszystkie pytania w prosty i zrozumiały sposób. Istotne jest zweryfikowanie stabilności finansowej firmy, poprzez wykonanie analizy jej finansów na podstawie rachunku zysków i strat czy wymaganie przedstawienia polisy OC. Czynnikiem zwiększającym zaufanie do potencjalnego dostawcy jest zespół realizujący prace, którego skład powinien zostać określony przed ostatecznym wyborem. Tylko kompetentny zespół jest w stanie wdrożyć system z sukcesem. Dobrą praktyką jest wymaganie składu zespołu już na etapie ofertowania. Zadaniem klienta jest określenie wymagań, które powinien spełniać zespół wdrożeniowy. Należy wybierać dostawców, którzy posiadają własny wyspecjalizowany zespół, a unikać firm rekrutujących na potrzeby danego projektu. Wzrasta wówczas ryzyko niepowodzenia wdrożenia, gdyż zespół stanowią osoby niezintegrowane, a ich dopasowanie wymaga czasu i odbywa się na koszt klienta. Często również sposób rozliczania freelancerów skutkuje dezorganizacją oraz sabotowaniem prac.

Doświadczenie i prestiż

Doświadczenie dostawcy ogranicza ryzyko niepowodzenia. Referencje wystawione przez inne podmioty potwierdzają praktykę potencjalnego dostawcy. Najbardziej wartościowe są rekomendacje dotyczące wdrożenia identycznego rozwiązania, jak te, które wybrała firma. Jednakże pisemne referencje nie zawsze odzwierciedlają rzeczywiste zadowolenie klientów, warto zatem organizować spotkania referencyjne lub zasięgnąć opinii na rynku.

Stosowanie powyższych zasad, precyzyjne określenie opisu przedmiotu zamówienia oraz kryteriów oceny zapewnią wybór profesjonalnego dostawcy rozwiązań IT. Następnie koniecznym jest podpisanie umowy wdrożeniowej zabezpieczającej interesy zamawiającego oraz zaakceptowanej przez dostawcę, bez próby wprowadzenia zapisów niekorzystnych dla klienta.

Autorka jest konsultantem w firmie Softtutor Consulting Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. K.